各处室（部门）、各二级学院：
为了做好2021届毕业生档案的收集、整理、归档及转递工作，现将有关事项通知如下：
一、毕业生档案材料的收集工作
学生工作处、教务处、招生就业工作处、团委及各二级学院等是毕业生档案材料的形成部门，应及时做到向学校档案馆移交毕业生档案材料，归档材料必须做到准确、齐全、整洁、书写规范。凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、黑色水笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写,不允许涂改、贴补及进行任何技术处理，签字与盖章手续完整。所有的归档材料应按学院、专业、班级、学号顺序排列后，并附上移交清单（移交清单见附件1），于6月15之前移交到学校档案馆。
应归档的毕业生档案材料如下：
1.初中学籍档案材料（已存档案室，如有未交情况，请补交 ）；
2.高中或专职学籍档案材料（已存档案室，如有未交情况，请补交）；
3.琼台师范学院录取通知书（已存档案室，如有未交情况，请补交）；
4.琼台师范学院入学登记表（已存档案室，如有未交情况，请补交）；
5.高等学校毕业生登记表（由各学院收集移交）；
6.学生成绩总表（由各学院收集移交）；
7.毕业生实习鉴定表（由各学院收集移交）；
8.第二课堂成绩单（由团委收集移交）；
9.毕业生就业报到证副本（由招生就业工作处收集移交）；
10.论文评审总表、学士学位授予证明（由教务处收集移交）；
11.学籍异动材料（由教务处收集移交）；
12.奖惩材料（由学生处收集移交）；
13.教师资格申请表（由组织人事处收集移交）；
14.团组织材料（由团委收集移交）；
15.其他材料（相关部门或个人）。
二、毕业生档案的整理工作
2021届毕业生档案在学校档案馆将于7月中旬至8月中旬集中整理归档、封装，完成后通过中国邮政EMS转递寄送。
三、毕业生档案的转递工作
1.毕业生档案原则上按就业介绍信（报到证）上签发的单位转递。
2.考取研究生或本科生资格的毕业生,该生可申请毕业生档案改寄到考取院校单位，邮寄时间和邮寄方式由学校档案馆统一安排，如出现单位不接收等后果由本人自负。
3.毕业生档案原则上不允许自带，由学校通过EMS投寄。但在特殊情况下，档案经严格密封后，学生可凭单位开具的调档案函或证明申请自带档案，但自带过程中档案遗失、私自开封、单位不接收等后果由本人自负。
4.选择改寄或自带档案的学生，请凭相关证明（如调档函原件、升学录取通知书复印件等）、档案自带申请书（格式见附件2）、毕业证书复印件、身份证复印件等材料于6月10日至6月25日前来学校档案馆提交。办理领取档案业务，本人必须带上本人身份证原件。若需委托他人办理领取，请提供亲笔签名的委托书（格式见附件3），并附上被委托人的身份证复印件，领取档案时，必须带上领取人身份证原件。
5.我校2021届毕业生档案预计将于2020年8月中旬前整理归档完毕，并于2020年8月中旬通过EMS快递方式投寄完毕，由于EMS快递单位对有关（毕业生档案）的快递信息咨询有效期为一年，因此，请各位毕业生务必在2021年9月份前到各自档案接收单位查询档案的落实情况，若有问题请致电0898-65731001。
特此通知。
附件：1.档案材料移交清单
2.自带档案申请书
3.委托书
琼台师范学院档案馆
2021年5月8日
附件1: 2021届 移交单 | ||||||||
系部（盖章）： | ||||||||
序号 | 班级 | 学号 | 姓名 | 移交情况 （已交、未交） | 备注 | |||
1 | ||||||||
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备注：移交毕业生相关材料时，请附上此格式移交单（纸质版），每张表格上需加盖系部章及负责老师签名，移交情况必须写明已交或未交。 | ||||||||
负责老师（签名）： | 移交人（签名）： | |||||||
接收人（签名） | 移交日期： | |||||||
附件2 :
毕业生档案改寄/自带申请书
档案馆 ：
我是 学院 级 班学生 ，学号： ，是 届毕业生。联系电话: 。因工作单位要求及本人自愿，将本人毕业生档案改寄/自带到 ，原因： 。若在档案自带过程中出现损坏、丢失或工作单位不接收等情况，一切后果由本人自行负责！
申请人（本人亲笔签名及按手印））：
年 月 日
附件3:
委托书
委托人： 身份证号：
专业及班级：
住址：
电话：
被委托人： 身份证号：
住址：
电话：
本人现委托 代为办理本人的档案提档相关事宜，被委托人代本人的签名合法有效，本人愿承担一切法律后果。
特此委托！
委托人（本人亲笔签名及按手印)：
年 月 日