各处室、教学教辅单位、附属幼儿园：
为了切实做好学校档案归档和整理工作，加快档案数字化工作进程，充分发挥档案在各项工作中的作用，为确保2021年度档案材料能及时归档，请各单位务必将2021年在工作中产生的所有文件、应归档材料、疫情档案及时移交给学校档案馆整理归档。现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围
2021年1月1日至2021年12月31日期间，学校党务、行政、学生、教学、科研、基建、设备、外事、财会、国有资产、后勤、工会等各项工作中产生的具有保存价值的文件材料、声像材料、实物档案，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照《琼台师范学院各部门档案归档范围和保管期限表》（见附件1）。
（一）文书档案
归档的文书档案包括纸质文件材料和对应的电子文件PDF格式,按要求整理移交档案馆归档。
（二）实物档案
各单位代表学校获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等，按要求整理移交档案馆归档（如有自行存放在各教学单位或处室的实物档案，请按要求做好相关目录并把目录移交档案馆，目录见附件2）。
（三）新冠肺炎疫情防控工作档案
2021年新冠肺炎疫情防控工作中形成的各类文件、照片、录音、录像、实物等材料，按要求整理移交档案馆归档,努力做到“应归尽归”。
（四）声像档案(含毕业合影照片)
在学校教学、科研、管理、学生活动中形成声像档案，主要由宣传统战部、团委等职能部门及各学院按要求整理移交档案馆归档;2022届及2021届未移交的毕业生(以班级为单位)合影照片档案（含纸质版和电子版）,各学院按要求整理移交档案馆归档。
二、档案移交
（一）归档材料移交要求
1．文书归档文件必须办理完毕，手续完整，正文需加盖印章。若无文件处理单，请在移交目录备注栏中注明；若文件附件缺失，请在移交目录备注栏中注明；若无正文，请在移交目录备注栏中注明；若是复印件，请在移交目录备注栏中注明。
2．移交归档文件应逐件编制移交目录表，目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目（见附件3）。
3．文书电子文件（PDF格式）移交，指是手续完整的纸质文件扫描为PDF格式文件，包括文件处理单、正文,正文须加盖印章的电子文件PDF格式（不是可以编辑的WORD格式）。电子文件移交时，需附上与相关纸质文件目录一致的目录表，成册的附件材料或图纸可不要求生成PDF格式，但请在其PDF电子文件移交目录备注栏中注明;若纸质归档文件未有PDF格式，请在其PDF电子文件移交目录备注栏中注明。其中琼台党字号、琼台文号、琼台函、会议纪要等文件还需要移交WORD格式电子文件。移交时，可通过U盘、光盘软件、邮箱等形式移交。
4．所有纸质文件和相关电子版文件（PDF格式）排序，必须按所编制移交目录序号排序整齐，纸质文件目录与电子文件（PDF）目录一致。
5.新冠肺炎疫情防控工作档案作为专项档案移交，移交要求与其他类的档案移交要求一致。
6.照片档案整理移交要求：照片档案一般由照片和文字说明两部分组成，由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，对反映同一内容的若干张照片，应挑选图象清晰具有代表性照片进行整理冲洗，主要照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，不加修饰剪裁。照片按顺序逐张编写说明时间、地点、人物（主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置）、事由、背景、摄影者等六要素，准确地反映照片的内容, 照片连同底片或数码照片,移交档案馆归档。
7.毕业生毕业合影照片移交要求：纸质合影照片的冲洗尺寸以8寸（20×15）为宜：提供纸质版合影照片及相应的电子版照片各1套：纸质版合影照片正面文字标注格式为“琼台师范学院××届××专业××级×班毕业合影”，并标注拍摄时间；照片下面要有合影人员情况说明；电子版照片文件命名为“专业班级”，如“2018级财务管理1班”：每张照片所附的人员名单，要与照片上人员排列顺序一致对应，并将教师姓名下划线标注（详见附件4）。
（二）移交手续
归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录表”，“档案移交目录表”须部门负责人签字并加盖所在部门印章双方签字后各留一份备查；若无档案材料移交的部门，要求写一份无档案移交的情况说明，部门负责人签字并加盖所在部门印章。
（三）移交时间
1.为了保证学校档案的立卷归档按进度进行，各部门务必于2022年5月1日前移交2021年度归档材料至档案馆。
2.2022届及2021届未交的毕业生毕业合影照片材料于2022年6月30日前移交至档案馆。
（四）移交地点
学校档案馆（新校区行政楼207室），联系人：陈老师、周老师，联系电话：65731001，邮箱：10529260@qq.com。
附件: 1.琼台师范学院各部门档案归档范围和保管期限表（略）
2.存放各教学单位的实物档案目录
3.2021年度档案材料移交目录表
4.琼台师范学院学院××届××专业××级×班毕业合影人员名单
档案馆
2022年3月10日
附件2：
存放各教学单位实物档案目录
序号 | 实物来源 （颁奖单位） | 题名 （文字说明） | 年度 | 类别 | 存放地 | 备注 |
1 | ||||||
2 | ||||||
3 | ||||||
4 | ||||||
5 | ||||||
6 | ||||||
7 | ||||||
8 | ||||||
9 | ||||||
…… |
注明：类别指获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、纪念品等。
附件3：
2021年度档案材料移交目录表
序号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 页数 | 备注 |
1 | ||||||
2 | ||||||
3 | ||||||
4 | ||||||
5 | ||||||
6 | ||||||
7 | ||||||
8 | ||||||
9 | ||||||
…… |
附件4：
琼台师范学院学院××届××专业××级××班毕业合影人员名单
第四排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
第三排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
第二排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX
第一排左起：XXX XXX XXX XXX XXX XXXXXXXXX
注：划线者为教师。