琼台档案〔2023〕8号
关于做好2023级新生档案及相关材料
收集整理工作的通知
各处室(部门)、各教学教辅单位：
2023级新生报到工作已结束,为了加强学生档案管理，现结合我校实际,将2023级新生入学档案材料的收集范围及有关事项通知如下：
一、收集范围
(一)新生入学前形成的档案
1.高考录取生纸质档案,一般包括高考报名登记表、考生报考志愿表、考生综合信息表、高考体检表、高中学籍表或毕业生登记表等材料（具体见附件1）。
2.专升本录取生纸质档案,一般包括高中（含高考）纸质材料、专科录取书、学生登记表、成绩表、毕业生登记表、实习表等材料（具体见附件2）。
3.中考录取生纸质档案,一般包含报名表、报考志愿表、综合信息表、学籍卡或成绩表、素质评价单、体检表等材料（具体见附件3）。
若有党组织或团组织关系档案材料存在于高中或初中学籍档案袋中，请将其抽出,交至相应组织部门。此类材料暂不入学生档案。
（二）学校录取通知书原件，交档案馆前务必请学生个人复印一份自存。
（三）学生（入学）登记表，一式两份，其中一份存放档案馆库房，一份装入学生个人档案。（需加盖各教学单位公章，具体表格由学生工作处负责制定发放）。
（四）新生的电子档案信息材料:报名表、志愿表、体检表。(由学校招生办提供，由二级学院打印并加盖学校公章）
二、收集整理要求
新生入学档案材料是学生个人档案的重要组成部分，各教学单位必须高度重视，指定专人负责，以班级为单位收集、整理、登记，并制作档案材料移交单。
（一）所移交的新生学籍档案排放顺序应根据移交表格上的学号顺序从小到大一一对应整理好，并在每一份档案正面的右下角注明该生的年级、专业、姓名，如：2023级学前教育一班张三（具体格式见附件6）。
（二）为了配合学校入学资格复查工作，邮寄到学校的新生档案，由各教学单位汇总相关信息后，尽快到档案馆进行核实后把新生档案取走并交回现班级集中。如发现漏寄情况，请及时通知新生与生源地招办或高中学校取得联系。
（三）已开封的新生学籍档案材料应认真清点核对该档案材料内容，并逐一在《档案材料移交登记单》上做好材料目录登记,
（四）如新生档案材料中装有个人毕业证原件、获奖证书原件及考试试卷等材料需及时抽出，无需上交归档。
（五）如有档案材料缺失，请补全；如有学生未交档案，请在移交登记单的“备注”栏标明“未交档案”。
（六）请各二级学院将新生的电子档案信息材料报名表、志愿表、体检表，以班级为单位按学号顺序打印并加盖学校公章，并将以上材料和学校录取通知书（原件）以学生个人为单位一并装订为一份材料后移交，所有材料及学生（入学）登记表（一式两份）材料排放顺序也应根据移交表格上的学号顺序从小到大一一对应整理好，移交时请附上移交单(具体格式见附件4、5）。
（七）各教学单位如有学籍变动或转专业的新生档案，请及时调整。
（八）各教学单位移交档案等材料时,请一并移交加盖各教学单位公章的《2023级新生档案材料移交登记单》、《2023级学生（入学）登记表移交名单表》《2023级学校录取通知书及电子档案材料移交名单表》纸质版（具体格式见附件），要求所有移交表格数据须用电脑打印，移交人及日期手签。
（九）移交时间：新生档案可待学校入学资格复查工作结束后再移交到档案馆。
附件：1.2023级新生档案材料移交登记单（高考录取生）
2.2023级新生档案材料移交登记单（专升本录取生）
3.2023级新生档案材料移交登记单（中考录取生）
4.2023级学校录取通知书及电子档案材料移交名单表
5.2023级学生（入学）登记表移交名单表
6.档案正面下方空白处填写示例
档案馆
2023年9月21日
（联系人：陈老师、周老师 电话：65731001 ）