琼台师范学院档案馆（以下称为采购方）拟采购纸质档案数字化外包服务项目，现进行公开询价，诚邀符合资格的单位（以下简称服务商）参与询价。有关事项公告如下：
一、项目基本情况
1.项目名称：琼台师范学院档案馆第四期档案材料数字化外包服务项目；
2.项目地点：琼台师范学院桂林洋校区敦行楼档案馆110室；
3.项目工期：签订采购合同后7日内进场，9月底前完工；
4.项目概况：
序号 | 事项 | 说明和要求 |
1 | 项目名称 | 第四期档案材料数字化外包服务项目 |
2 | 采购最高限价 | 80000.00元，超过此报价，按无效报价处理。单层PDF和双层PDF单价一致。 |
3 | 采购方式 | 校内询价 |
4 | 项目建设 概述 | 档案馆开展第四期档案材料数字化外包服务目。项目包括10万页纸质档案扫描、图像处理、目录著录、数据挂接、数据校对、数据备份。 |
二、报价人资格
满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定：
1.在中华人民共和国注册，具有独立承担民事责任的能力[提供企业法人或者其他组织的营业执照等证明文件，复印件加盖公章]（经营范围必须包含高等教育自学考试辅导助学或教育咨询）、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件（如已办以上三证合一的企业仅需提供统一社会信用代码的营业执照即可）；
2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度（提供承诺函加盖公章）；
3.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录(提供承诺函加盖公章)；
4.具备履行合同所必需的设备和专业技术能力(提供承诺函加盖公章)；
5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，成立不足三年的从成立之日起计算（提供承诺函加盖公章）；
6.投标人必须为未被列入信用中国(https://www.creditchina.gov.cn/) “重大税收违法失信主体”、中国执行信息公开网（http://zxgk.court.gov.cn/shixin/） “失信被执行人”、中国政府采购网(http://www.ccgp.gov.cn/) “政府采购严重违法失信行为记录名单”(提供资格声明函或提供开标时间前5天内的查询结果网页截图并加盖单位公章)。
7.具有国家保密行政主管部门颁发的《国家秘密载体印制资质证书》乙级（含以上）资质证书（资质类别包含涉密档案数字化加工）；
8.报价单位具有IS027001信息安全管理体系认证证书；IS020000信息技术服务管理体系认证证书；证明材料：提供证书复印件加盖公章；
9.人员配备：参与项目管理人员应接受过档案管理从业人员岗位培训并获得相应证书及保密教育培训证书。必须提供项目工作人员2024年至今社保缴纳证明及相关证书复印件加盖公章；
10.本项目不接受联合体投标，中标后不得分包、转包。
三、项目服务内容
（一）项目内容
纸质档案数字化扫描加工服务，主要环节包括调档交接、扫描前处理、档案扫描、图像处理、目录著录、数据挂接、数据校对、数据备份、档案还原、实体档案交还、电子档案移交等。
（二）项目要求
1. 严格遵守并达到国家相关标准及采购方相关规定：
《中华人民共和国档案法》（2020年国家主席令第47号）、《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年）、《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77-2019）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）；
2. 档案扫描
（1）根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应规格的专业扫描仪进行扫描，确保在扫描过程中不对档案原件造成损伤；
（2）采用全彩色模式进行扫描，分辨率不低于300dpi，如遇字体较小、密集、清晰度较差等情况，须提高分辨率；
（3）扫描时，须根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
（4）有必要时，扫描前对档案纸张进行必要的修复。
3. 图像处理：图像资料和原档案页码顺序需要一致；图像不能有压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫、重扫、多扫、顺序错误等现象；对淡铅笔印痕的图件，要保留铅笔痕迹扫描效果。
（1）旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原；对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；
（2）去污。遵循展现档案原貌的原则，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；
（3）图像拼接。对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；拼接时应确保拼接处平滑的融合，无明显拼接痕迹，信息完整，不缺少任何信息；
（4）字迹洇透。采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画；
（5）深浅不一。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致；
（6）裁边处理。对图像进行裁边处理，去除多余白边，应在距离页边距最外延至少2至3毫米处裁剪图像。
4. 图像数据质检
服务商应指定专人对已完成的档案前处理成果进行自检，内容如下：
（1）对于扫描数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，须重新扫描；
（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时纠正；
（3）数字图像方向应端正，排列顺序与档案原件不一致时，须及时进行调整纠正；
（4）对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，须重新进行图像处理；
（5）认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。
5.对特定内容的档案进行OCR字符识别校对，双层PDF制作
对特定需求的质检合格的图像进行OCR字符识别并逐页制作成单页双层pdf，以支持对页面文字的搜索及页面及文字位置定位。
6、数据挂接、目录审核、质量控制
①扫描后的文档格式及图片命名方式按照采购方的要求。格式为彩色JPG格式或PDF格式。数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合采购方规范。
②由服务商负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。
③成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%；否则采购人有权单方要求重做。
（4）数据提交
①完成扫描加工服务后，形成的数据成品要根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据蓝光光盘3套。
②档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。
（5）保密要求
①服务商必须与采购方签订安全保密协议，在档案数字化加工过程中，遵守采购方的相关档案管理制度以及国家、地方保密法规。
②工作人员要求：服务商所提供的项目人员需相对稳定，并指派1名专职项目负责人，1名数字化加工工作的负责人，配备专人负责安全保密工作，所有人员统一挂牌上岗，负责人随时与采购方进行情况沟通等。同时，参与的工作人员必须提供本人身份证明和签订保密承诺书。
四、报价表
对纸质档案材料数字化进行报价：
序号 | 项目 | 描述 | 含税报价（元/A4) |
1 | 纸质档案数字化10万页 | 档案扫描、图像处理、目录著录、数据挂接、数据校对、数据备份 |
五、报价文件材料递交时间和地点
1.报价文件材料送至：海南省海口市美兰区桂林洋高校园区琼台师范学院敦行楼207室档案馆。
2.递交报价文件材料时间：2025年 5月7 日上班时间。
3.递交报价材料有（一式一份）：
（1）报价表；
（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度的承诺函，加盖公章；
（3）有效的法人营业执照复印件；
（4）法人有效身份证复印件（如果委托他人办理须提供加盖公章的委托书及委托代理人有效身份证复印件）；
（5）项目实施方案。
以上材料需密封在一个信封（或文件袋）内，以不露报价文件为准。
六、询价中选方式：本项目评选采用“低价中选”评选方法。
七、联系人及电话：陈老师 18889899589
八、询价及中选信息公布时间及网址：2025年5月8日-10日信息公布在琼台师范学院档案馆官网主页。
九、发布公告的媒介：本次询价公告仅在琼台师范学院档案馆官网主页上发布。
琼台师范学院档案馆
2025年4月22日