为了提高学校外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在对外交流、教学、科研活动中的作用，根据《高等学校档案管理办法》《机关档案管理规定》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合学校实际情况，制定本规范。
一、外事档案工作的基本原则
（一）学校在与境外有关机构或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属外事档案。
（二）实行档案馆集中统一管理的原则，确保外事档案材料完整、系统、准确和安全，便于开发利用。任何个人不得据为己有或拒绝归档。
（三）外事部门要有一位负责人分管外事档案工作，并指定至少一名专（兼）职档案人员，协同学校档案馆做好外事档案的收集、整理和归档工作。
二、外事档案归档范围
（一）确定原则
归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事交流活动的全过程;必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，保证档案材料的完整性、准确性和系统性;必须对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。
(二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括外事综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。具体范围见附件《琼台师范学院外事类档案归档范围和保管期限表》。
2.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
三、外事文件材料的归档流程
（一）形成积累
1.学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理，在规定期限内按要求向学校档案馆移交。
2.归档的外事文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3.外事部门产生的文件材料，原件整理一份送学校档案馆，一份自存档。
（二）整理方法
外事档案归档文件材料的整理根据《琼台师范学院归档文件整理规则》要求执行。
（三）归档验收
外事文件材料于次年3月低前，由文件形成和积累部门初步整理后移交学校档案馆,并制作《移交目录》(一式两份)，清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，并各执一份自存备查。由学校档案馆最后整理归档和制作全引目录。
四、外事档案的管理
（一）分类编档号
1.外事材料采用复式分类法，即：年度---机构（问题）---保管期限分类法。
2外事类档案档号=全宗号+年度号+外事档案分类号+保管期限号+件号
其模式如下：
全宗-20XX-WS-Y（D30,D10）-1～n
（1）全宗号：档案局给立档单位编制的代号。
（2）年度号：“20XX”为年度号，使用自然年度。
（3）问题（分类号）：“WS”为外事档案分类号，即外事类档案一级类目代号
（4）保管期限号标识为Y或D30或D10。Y为永久代号、D30为定期30年代号、D10为定期10年代号。
（5）1～n为件号，不同的保管期限分别编流水号。
（二）编目
1.学校档案馆对整理装盒好的档案盒卷脊档号栏书填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。
2.学校档案馆将整理好的文件档案信息按档号顺序著录在档案管理系统中，并编制归档文件目录，归档文件目录设置盒号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
（三）排架
在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。档案柜应有档案存放标示牌。
（四）保管
1.外事档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。
2.档案库房管理根据《琼台师范学院库房管理规定》执行。
（五）档案补充与修补
1.外事文件材料归档后，在学校外事部门工作中产生文件材料应随时收集整理，向学校档案馆补充归档，学校档案馆工作人员应及时将补充文件材料整理归入相应的类目位置，并在计算机档案管理系统中著录保存。
2.学校档案馆应对外事档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。
（六）鉴定和销毁
学校档案馆对已期满的档案，根据《琼台师范学院档案销毁与鉴定制度》并结合国家有关保管期限的规定进行鉴定，提出延长保管期或销毁的意见，登记造册经学校领导批准后，方可重新划定保管期或销毁。
（七）统计
学校档案馆应根据《琼台师范学院档案统计工作规定》并结合国家有关规定,对馆藏档案进行及时统计和报送工作。
五、外事档案的开发利用
（一）学校档案馆工作人员要熟悉库藏，努力开发利用外事档案信息资源，为提高学校管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。
1.根据外事管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，为利用者服务。
2.充分发挥外事档案的法律凭证作用。
（二）阅览
1.学校档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
2.馆藏档案借阅工作根据《琼台师范学院档案查阅利用管理办法》有关规定执行。
六、附 则
（一）本规范由学校档案馆负责解释。
（二）本规范自发文之日起施行,原有《琼台师范高等专科学校教学类档案工作规范》即时废止 。
（三）附件:《琼台师范学院外事类档案归档范围和保管期限表》。（略）