各处室、教学教辅单位、附属幼儿园：
为贯彻落实《海南省档案局 海南省卫生健康委员会关于做好新冠肺炎疫情防控档案整理移交工作的通知》（琼档字〔2021〕3号）精神，建立一套收集齐全、分类合理、整理规范的疫情防控工作档案，现将有关要求通知如下：
一、 认真做好疫情防控文件材料收集归档工作
新冠肺炎疫情暴发以来，各部门、各单位积极投到疫情
防控应对工作，当中产生了大量的文字、图表、照片、录音录像等原始文件材料。学校有关部门、单位要按照《琼台师范学院档案馆关于做好2020年度档案材料移交工作的通知》（琼台档案〔2021〕2号）要求，加强对本单位产生的各类疫情防控文件材料收集，确保疫情防控文件材料齐全、完整，做到应收尽收，应归尽归。具体归档整理要求如下：
（一）文书档案整理要求
1.归档文件组件：一般以每份文件为一件，包括文件处理单（签发单/传阅单等）、正文、定稿（包含修改稿）为一件。转发文与被转发文为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）,简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可合为一件。
2.归档文件排序:排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿（修改稿）在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；有处理单(传阅单、签发表)的，处理单在前，相关文件在后。
3.归档文件装订：以件为单位装订，一般采用左侧不锈钢钉装订，做到文件不损页、不倒页、不压字。
4.归档文件年份鉴定：统一按文件签发日期判定所属年度；跨年度办理的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年。对于内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；当形成年度无法考证时，年度为其归档年度。
（二）数码照片档案整理要求
数码照片档案一般由照片和文字说明两部分组成，对反映同一活动或事由的若干张照片为一组，一组照片建立一个文件夹，按照时间进行排列，并编写照片文字说明，包括时间、地点、人物（主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置）、事由、背景、摄影者等六要素，准确地反映照片的内容。
（三）纸质档案数字化要求
出于便于查询利用、加强原件保护的目的，要求对所有纸质文件材料进行数字化扫描。扫描过程中不能损害原文件，扫描成果为 PDF格式文件，扫描成果采用移动硬盘或一次写光盘作为存储介质。
二、及时做好疫情防控档案移交工作
按照通知要求,学校新冠肺炎疫情防控办和各部门、各单位应将2020年度形成的新冠肺炎疫情防控文件材料规范整理完毕并移交档案馆。
（一）移交手续
归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录表”，“档案移交目录表”须部门负责人签字并加盖所在部门印章双方签字后各留一份备查；若无档案材料移交的部门，要求写一份无档案移交的情况说明，部门负责人签字并加盖所在部门印章。
（二）移交时间
为了保证学校新冠肺炎疫情防控档案的立卷归档按进度进行，各部门务必于2021年6月15日前移交归档材料至档案馆。
（三）移交地点
学校档案馆（新校区行政楼207室），联系人：陈老师、周老师，联系电话：65731001，邮箱：10529260@qq.com。
档案馆
2021年6月3日