琼台档案〔2024〕3号
关于做好2024届毕业生档案材料收集
整理及转递工作的通知
各处室（部门）、各二级学院：
为了做好2024届毕业生档案管理工作，学校即将启动毕业生档案的收集整理、归档及转递工作，现将有关事项通知如下：
一、毕业生档案材料的收集工作
学生工作处、教务处、人事处、团委及各二级学院等是毕业生档案材料的形成部门，应及时做到向学校档案馆移交毕业生档案材料，归档材料必须做到准确、齐全、整洁、书写规范。凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、黑色水笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写,不允许涂改、贴补及进行任何技术处理，签字与盖章手续完整。所有的归档材料应按学院、专业、班级、学号顺序排列后，并附上移交清单（移交清单见附件1），于6月15之前移交到学校档案馆。
应归档的毕业生档案材料如下：
1.初中学籍档案材料（已存档案室，如有未交情况，请补交 ）；
2.高中或专职学籍档案材料（已存档案室，如有未交情况，请补交）；
3.琼台师范学院录取通知书（已存档案室，如有未交情况，请补交）；
4.琼台师范学院入学登记表（已存档案室，如有未交情况，请补交）；
5.高等学校毕业生登记表（由各学院收集移交）；
6.学生成绩总表（由各学院收集移交）；
7.毕业生实习鉴定表（由各学院收集移交）；
8.第二课堂成绩单（由团委收集移交）；
9.论文评审总表、学士学位授予证明（由教务处收集移交）；
10.学籍异动材料（由教务处收集移交）；
11.奖惩材料（由学生处收集移交）；
12.教师资格申请表（由人事处收集移交）；
13.团组织材料（由团委收集移交）；
14.高等学校毕业生档案转递单(三联:告知书、转递单、回执单）
15.其他材料（相关部门或个人）。
二、毕业生档案的整理工作
在学校档案馆将于7月中旬至8月中旬集中整理、封装2024届毕业生档案材料，完成后将通过中国邮政EMS转递寄送，预计8月中旬投寄工作完毕。
三、毕业生档案的转递工作
1.根据海南省人力资源和社会保障厅 海南省教育厅转发《人力资源社会保障部办公厅 教育部办公厅关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》（琼人社发[2023]50号）《教育部办公厅关于建立高校毕业生毕业去向登记制度的通知》（教学厅[2023]5号）《关于做好取消普通高等学校毕业生就业报到证有关衔接工作的通知》（人社部发[2023]26号）等文件精神，各二级学院组织2024届毕业生按照毕业生去向和档案转递要求，在全国高校毕业生毕业登记系统准确填写毕业档案去向（档案转递）信息，毕业生档案转递类型大致：转回生源地（户籍所在地）、单位接收（具体包括签约单位接收、 上级主管单位接收、托管单位接收和升学学校接收）。
①转回生源地（户籍所在地）公共就业人才服务机构接收：在非公单位就业、灵活就业、自主创业、出国出境尚未就业等情况的毕业生,选择转回生源地,无需提交调档函等材料；
②单位接收（具体包括签约单位接收、 上级主管单位接收、托管单位接收和升学学校接收） ，选择单位接收，需要在毕业生去向（档案信息模块）系统上提交档案转递申请表（详见附件2）及签约单位加盖公章的调档函、接收函、电子协议书、或其他有效接收材料作为附件，纸质版材料（原件）由二级学院集中收集后统一移交档案馆。
签约单位接收：与国家公务机关、国企事业单位签订就业协议或定向就业的毕业生，就业单位具有档案管理权限的，选择签约单位接收,以协议书、调档函或接收函为依据；
托管单位接收：非公企业单位就业，就业单位不具有档案管理权限（民营企业一般情况下没有档案管理权限的）办理人事挂靠（即档案由已签约单位委托人才市场管理档案）；以人才市场的调档函或接收函为依据。
上级主管单位接收：已签约就业单位的上级主管单位接收档案，以协议书、调档函或接收函为依据。
升学学校接收：境内升学（读研、读本）的毕业生档案可转递到录取学校接收，以录取通知书、调档函、录取信息截图(尚未收到录取通知书的)为依据。
2. 毕业档案去向信息（档案转递信息）填写要求，档案转递信息的填写包括档案转递类型、档案转递单位、档案转递单位详细地址、档案接收人（单位具体业务部门）、档案转递单位邮编、档案转递联系电话、学生个人电话等信息，其中详细地址务必具体到XX省XX市XX区（街）XX号 XX单位XX人(具体部门)等，请各二级学院负责此项工作的老师严格把关审核，确保学生填报的档案转递信息真实准确，在6月15日前完成全国高校毕业生去向系统中的档案信息模块的档案转递信息填写工作，向档案馆提交《2024届毕业生档案转递单位信息一览表》（详见附件3）纸质版（加盖学院公章，负责老师签名）和电子版，二级学院提交《2024届毕业生档案转递单位信息一览表》的毕业生名单信息必须与教务处的2024届毕业生名单信息一致，学校档案馆将根据二级学院提交的《2024届毕业生档案转递单位信息一览表》投寄毕业生档案。
3.档案馆需将毕业生档案转递单位等信息生成《高等学校毕业生档案转递单》三联（详见附件4），一联《高等学校毕业生档案告知书》发至学生手上（此项具体工作由二级学院负责），《高等学校毕业生档案转递单》和《高等学校毕业生档案转递回执单》两联放入档案密封随档寄出。
4.毕业生档案自带要求，原则上档案不允许自带，由学校通过EMS投寄。但在特殊情况下，档案经严格密封后，学生可凭单位开具的调档案函或证明申请自带档案，但自带过程中档案遗失、私自开封、单位不接收等后果由本人自负。
5.申请档案自带的所需材料：①相关证明（如调档函原件、升学录取通知书复印件等）、②档案自带申请书（格式见附件5）、③毕业证书复印件、身份证复印件等材料，于6月20日前来学校档案馆提交。办理领取档案业务，本人必须带上本人身份证原件。
四、毕业生档案查询工作
档案馆在档案投寄工作完毕后，会将有关各二级学院档案邮寄单号信息分发给二级学院负责老师，2024应届毕业生可根据邮寄单号登录EMS官网查询该生档案转递信息，由于EMS快递单位对有关（毕业生档案）的快递信息咨询有效期为一年，因此，请各位毕业生务必在2025年9月份前到各自档案接收单位查询档案的落实情况，若有问题请致电0898-65731001。
特此通知。
附件：1.档案材料移交清单
2.《2024届毕业生档案转递单位信息一览表》
3.《高等学校毕业生档案转递单》
4.自带档案申请书
5.委托书
6.《全国高校毕业生毕业去向（档案信息模块）登记系统操作指南》
档案馆
2024年3月4日