琼台档案〔2024〕2号
关于做好2023年度档案材料
移交工作的通知
各处室(部门)、教学教辅单位、附属幼儿园：
为了切实做好学校档案归档和整理工作，加快档案数字化工作进程，充分发挥档案在各项工作中的作用，为确保2023年度档案材料能及时归档，请各单位务必将2023年在工作中产生的所有文件、应归档材料及时移交给学校档案馆整理归档。现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围
2023年1月1日至2023年12月31日期间，学校党务、行政、学生、教学、科研、基建、设备、外事、财会、国有资产、后勤、工会等各项工作中产生的具有保存价值的文件材料、声像材料、实物档案，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照《琼台师范学院各部门档案归档范围和保管期限表》（详见附件1）。
（一）文书档案
归档的文书档案包括纸质文件材料和对应的电子文件PDF格式,按要求整理移交档案馆归档。
（二）实物档案
各单位代表学校获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等，按要求整理移交档案馆归档（如有自行存放在各教学单位或处室的实物档案，请按要求做好相关目录并把目录移交档案馆，目录见附件2）。
（三）声像档案(含毕业合影照片)
在学校教学、科研、管理、学生活动中形成声像档案，主要由宣传统战部、团委等职能部门及各学院按要求整理移交档案馆归档;2024届的毕业生合影(以班级为单位)照片档案（含冲洗版和电子版）,各学院按要求整理移交档案馆归档。
二、档案移交
（一）归档材料移交要求
1．文书归档文件必须是办理完毕，手续完整，正文加盖公章的各类文件材料，一般以每份文件为一件，包括文件处理单（校级、二级呈批单）、正文、附件、定稿（包含修改稿）为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；若重要文件为复印件，请在正文空白处注明“原件与复印件一致加盖公章”，并在移交目录备注栏中注明复印件。
2.归档文件排序 ：文件处理单（呈批单）在前，正文在后，附件其后（顺序排列模式：校级呈批单+二级呈批单+正文+(附件)等）。
3.为了便于归档文件较好保存管理，较薄的归档文件要求在文件左侧采用不锈钢钉装；较厚的文件要求直角线装或“三孔一线”方法装订；做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整（若无线装条件，较厚的归档文件可移交时在档案馆装订）。
4．移交归档文件应逐件编制移交目录表，目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目（见附件3）。
5．文书电子文件（PDF格式）移交，指是手续完整的纸质文件扫描为PDF格式文件，包括文件处理单（呈批单）、正文,正文须加盖印章的电子文件PDF格式（不是可以编辑的WORD格式）。电子文件移交时，需附上与相关纸质文件目录一致的目录表，成册的附件材料或图纸可不要求生成PDF格式，但请在其PDF电子文件移交目录备注栏中注明;若纸质归档文件未有PDF格式，请在其PDF电子文件移交目录备注栏中注明。其中琼台党字号、琼台党函、琼台文号、琼台办、琼台函、会议纪要等文件需要移交三种格式文件（纸质版文件、WORD格式及PDF格式电子文件）。移交时，可通过U盘、光盘软件、邮箱等形式移交。
6.所有纸质文件和相关电子版文件（PDF格式）排序，必须按所编制移交目录序号排序整齐，纸质文件目录与电子文件（PDF）目录一致。
7.项目档案（采购类、服务类、基建类、科研类）整理移交要求：项目档案由项目不同阶段材料组成，应含前期材料、招标或比选、中标、合同、（施工、竣工）、验收等，相关业务部门应收集好项目不同阶段的档案材料依次做好整套材料整理，附上移交目录移交档案馆。
8.校级呈批文件(经学校领导签批的文件)归档移交事项要求,如属上会议题文件材料和琼台文号发文文件材料，由党政办统一收集移交档案馆，各职能部门无需重复移交，只需在部门归档材料移交单上体现该类材料名称并注明“已移交党政办归档”；如属学校招标项目文件，由招标管理中心统一收集，项目材料成套移交档案馆，各职能部门无需重复移交，只需在部门归档材料移交单上体现该类材料名称并注明“已移交招标管理中心归档”；如不属以上两种情况，各职能部门产生的校级呈批文件，由该部门负责收集统一移交档案馆。
9.照片档案整理移交要求：照片档案一般由照片和文字说明两部分组成，由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，对反映同一内容的若干张照片，应挑选图象清晰具有代表性照片进行整理冲洗，主要照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，不加修饰剪裁。照片按顺序逐张编写说明时间、地点、人物（主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置）、事由、背景、摄影者等六要素，准确地反映照片的内容, 照片连同底片或数码照片,附上照片档案目录（详见附件4）移交档案馆归档。
10.毕业生毕业合影照片移交要求：纸质合影照片的冲洗尺寸以8寸（20×15）为宜：提供纸质版合影照片及相应的电子版照片各1套：纸质版合影照片正面文字标注格式为“琼台师范学院××届××专业××级×班毕业合影”，并标注拍摄时间；照片下面要有合影人员情况说明；电子版照片文件命名为“专业班级”，如“2019级财务管理1班”：每张照片所附的人员名单，要与照片上人员排列顺序一致对应，并将教师姓名下划线标注（详见附件5）。
（二）档案馆拒收归档文件情况
1.归档文件出现不规范情况，如有缺文件处理单(呈批单)、无正文、扫描件打印不清晰、正文为复印件、无重要附件等；
2.归档文件内容不按要求排序；
3.无归档文件移交目录表，或归档文件不按所编制移交目录序号排序整齐；
4.无纸质版相应的电子文件；
5.归档文件不完整，缺失文件多；
6.项目档案材料不成套；
7.照片档案无相应的文字说明及目录。
（三）移交手续
归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录表”，“档案移交目录表”须部门负责人签字并加盖所在部门印章双方签字后各留一份备查；逾期或者不交的请部门负责人作出说明并签字盖章交档案馆存档。
（四）移交时间
1.为了保证学校档案的立卷归档按进度进行，各部门务必于2024年3月20日前移交2023年度归档材料至档案馆。
2.2024届的毕业生毕业合影照片材料于2024年6月30日前移交至档案馆。
（五）移交地点
学校档案馆（新校区行政楼207室），联系人：陈老师、周老师，联系电话：65731001，邮箱：10529260@qq.com。
附件: 1.琼台师范学院各部门档案归档范围和保管期限表（请在"业务指导-归档范围"下载）
2.存放各教学单位的实物档案目录
3.2023年度档案材料移交目录表
4.归档数码照片档案目录
5.琼台师范学院学院××届××专业××级×班毕业合影人员名单
档案馆
2024年1月8日