第一章 总则
第一条 为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制定本管理办法。
第二条 实物档案是指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。
第三条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。
第四条 由学校档案馆负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。学校各单位应积极配合档案馆做好实物档案的收集、整理、保管、归档工作。
第二章 归档范围和保管期限
第五条 归档范围
(一)奖品实物档案。学校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省部级以上（含省部级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。
(二)印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
(三)名人字画实物档案。中央领导及社会知名人士为学校的题词、作画。
(四)学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。
(五)本校与国内、外校际交往中收受的礼品。
(六)其他具有保管价值的实物。
第六条 保管期限原则上应为永久保存。
第三章 归档要求
第七条 凡是学校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全，确保完整无损，方可整理归档。任何单位或个人不得将应归档的实物据为己有或转送他人。
第八条 凡归档的实物必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时进行说明；奖品奖状等实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。
第九条 印章归档时应附印模一式两份。
第十条 不在本管理办法第二条范围内有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档。
第十一条 奖品类实物档案一般于获奖后两个月内向档案馆移交。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。
第十二条 移交时，移交单位要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时应照相留存，相册对应实物编号保存。
第四章 档案管理及利用
第十三条 分类编号
(一)实物档案档号按“全宗号-年度号+实物档案分类号+保管期限+件号”依次编号。
(二)实物档案分类号：
SW
12 荣誉证书（科技奖入KY13）
13 奖状（科技奖入KY13）
14 奖章
15 奖牌
16 奖杯
17 锦旗
18 礼品
19 名人字画
20 纪念品
21 校牌、匾
22 印信（钢印、铜印、胶印、木印）
23 有收藏价值的教学科研设备设施
(三)在二级类目内, 以件为单位，按排列顺序从“1”开始标注件号。
第十四条 制作实物档案标签，内容包括档号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明。
第十五条归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。
第十六条 实物档案须放置在特制的实物档案柜（架）上，按同类实物进行入柜（上架）排列。
第十七条 实物档案的保管要求：
（一）实物档案作为一个门类的档案，应放入专库或专柜保管；在保证安全的前提下，可以在校史展览馆等场馆陈列保管。
（二）实物档案库房应保持整洁，注意防尘、防光、防霉，确保实物档案完好无损。
（三）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，应注意防虫。
（四）对于利用率低、特别珍贵的实物档案，可采用箱柜密闭进行保存。
第十八条 实物档案原则上只提供单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，须经由档案馆馆长和主管档案工作校领导审批签字后方可借用。实物档案的使用人应妥善保管好实物原件，不得污损、遗失。实物一经转换为档案后，档案馆和实物借用单位如发生丢失和损毁实物的行为，学校将按照国家档案法追究责任。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。
第十九条 本管理办法由学校档案馆负责解释。
第二十条 本管理办法自公布之日起实行。