为了加强学校学生档案工作的业务建设，不断提高学生档案管理的质量水平，为学校教学、管理、人才培养等各项工作服务,为社会服务，依据《高等学校档案管理办法》《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案暂行规定》，结合学校实际，制定本规范。
一、学生档案工作的基本原则
（一）本规范所称的学生档案是指学校培养的学历教育学生的档案，包括普招本科生、专科生的个人档案，内容包括学生在校就读期间形成的，反映学生学习、生活、实践等各方面的真实记录材料。
（二）高等学校学生档案是国家人事档案的组成部分，是学校教育、考查、培养人才的第一手资料，是大学生就业、择业、用人单位筛选人才的重要依据。学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实、准确，签署完备。
（三）学生档案按照集中、统一管理档案的原则，学校学生档案由档案馆专门进行统筹管理。
（四）学生档案是学校档案工作的重要组成部分，也是学生教育、教学管理工作的重要组成部分，因此，学生档案材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校的计划和规划，纳入管理制度、纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即：布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、验收学生档案工作。
（五）学校各二级学院要报上一位工作人员专（兼）职负责本学院学生档案，协同学校档案馆做好学生档案的收集、整理、归档和转递等工作。
（六）不断提高学生档案管理工作的现代化水平，把学生档案工作列入学校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。
二、学生档案归档的主要内容和重点
（一）新生入学材料：一般包含普招入学学生的高中或初中阶段档案 (包括普通高等学校招生报名登记表、普通高等学校招生报名信息确定表、普通高等学校招生体检表、政治思想品德考察表、中学毕业生登记表或学籍表等)、学校入学登记表、录取通知书（原件）。
（二）在校学籍材料：学籍卡、休学、退学、转学、转专业、出国等学籍变更证明材料。
（三）学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩单等材料。
（四）学位材料：论文评审表、学位授予等材料。
（五）实践材料：毕业实习鉴定表。
（六）毕业材料：毕业生登记表、就业报到证（副联）材料。
（七）组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，主要是正式党员、团员的入党志愿书和入团志愿书（党员材料，暂不入学生个人档案）。
（八）奖励材料：学生在校期间获得的省部级、校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料（如奖学金审批表、三好学生审批表、优秀班干部审批表、优秀毕业生审批表等）。
（九）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）及个人检查交代材料。
（十）健康材料：学生体检表等。
（十一）其它有价值的材料：职业资格申请表等。
三、学生档案材料的归档流程
（一）形成积累
1.新学年开始后，由二级学院负责将本学院新生入学档案材料收集整理齐全后，统一送交学校档案馆管理。
2.每学年末，由学生处或教务处负责将学生奖惩材料和学籍异动等材料统一送交学校档案馆。
3.学习、毕业等材料，由教务处、学生处、组织人事处、各二级学院等部门负责将学生学籍卡、学业成绩单、论文评审表、学位授予材料、毕业生登记表、毕业生就业报到证副联、学生实习鉴定表、教师资格证申请表、其他职业资格申请材料等送交学校档案馆。
（二）归档验收
1.归档的档案材料必须完整、真实，为办理完的正式文件材料。凡材料规定由组织审查盖章的必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签名。
2.凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、黑色水笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。不允许涂改、贴补及进行任何技术处理。
3.归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
4.归档的材料应按二级学院及班级分类，同一班的学生材料按学号排序。
5.移交学生档案材料时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全。凡不符合规定要求的档案材料应拒绝接受，并限期改正补交。
6.移交时编制移交目录（一式两份），双方各持一份。
7.毕业生档案材料应在毕业生办理离校手续前一个月交送学校档案馆。
四、学生档案的管理
（一）整理
1.建档，建立新生个人档案，一人一档，并将基本信息（姓名、性别、学号、班级和专业）填写在档案袋上或录入计算机进行管理。同时将转来的新生入学材料等分别对号入座，转入档案袋。按年级、专业、学号顺序排列、分类管理，专柜存放。
2.将学生在校学习期间所形成与个人有关的档案材料逐年归档。
3.将学生学习、学位、毕业等材料包括学业成绩单、学籍卡、学籍异动、论文评审表、学位授予、毕业生登记表、毕业生就业报到证副联、实习鉴定表、职业资格申请表等材料装入档案袋。
4.将学生卷内档案材料与目录一一对照，检查是否对应。切忌装错和装漏档案材料，做好档案材料装档情况备注。
（二）转递
1.毕业生档案原则上按就业介绍信上签发的单位转递。
2.专科考取本科的毕业生，其档案按录取院校地址转送。
3.转学、出国留学的学生，转学档案按新院校地址转送，出国留学的学生档案可发往原籍人事档案工作部门或人才服务机构。
4.被开除学籍、退学、死亡的学生，其档案由学生本人或家长（监护人）办理相关手续，转回入校前所在县（市）招生办公室、所在县（市）的人事档案工作部门或家长（监护人）现居住的档案管理部门。转专业、留级、休学的学生，其档案转入新的班级。
5.当年未报到的新生档案转回生源地省、市、自治区普通高等学校招生办公室。
6.未按时到用人单位报到，被用人单位退回学校的毕业生档案，其档案转回生源所在地或户籍所在地的人事档案工作部门或人才服务机构。
7.未取得毕业证书的学生档案暂由学校档案馆保管两年,两年后按相关规定转递至生源地或户籍所在地的人事档案工作部门或人才服务机构。
8.转递档案必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要邮局或EMS档案专道寄送、转递，必要时可派专人送取。
9.学生档案原则上不允许自带，但在特殊情况下，档案经严格密封后，学生可凭单位开具的调档函或证明申请自带档案，但自带过程中档案遗失、私自开封、单位不接收等后果由本人自负。
10.选择自带档案的学生，凭相关证明、档案自带/转递申请书（格式见附件1）、毕业证书复印件、身份证原件、身份证复印件前来学校档案馆申请。若需委托他人办理，请提供亲笔签名的委托书（格式见附件2），并附上被委托人的身份证原件及复印件。
11.转出转入的学生档案应做好细致的登记工作，便于查考。
12.转出转入的学生档案材料必须完整齐全，经过认真地整理装档，并按规定办理相关手续，严禁扣留材料。
（三）保管
学校设立专门学生档案库房保管在校学生档案，库房应符合国家规定，有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45-60%。学校档案馆应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。
五、学生档案利用
（一）在校期间如需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须经借阅单位和学校档案馆负责人批准，在《申请查阅学生档案单》（格式见附件3）履行相关手续；未经批准的个人和单位不得私自查阅学生档案。
（二）学生档案原则上不外借。如需借出使用时，应在《申请查阅学生档案单》上说明理由，经批准，严格履行登记手续后，通过组织借出，并按期归还（借阅期限不超过一周）。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责，并依法追究其责任。杜绝个人外借。
（三）在查阅、借阅学生档案时必须严格遵守保密和借阅制度，防止学生档案的损毁、丢失和泄密。
（四）学生毕业后，如需要查询个人档案情况，本人可持有效证件到校查询或电话咨询。
六、学生档案的补办
学校历届毕业生的个人档案因丢失等原因如需补办，需要持《学生档案补办申请表》（格式见附件4），所在单位出具档案遗失证明，经核实录取花名册和毕业生名册后可补办。
七、附则
（一）本工作规范由学校档案馆负责解释。
（二）本规范自发文之日起施行，原有规范及时废止。
（三）附件：
1.档案自带申请书。（略）
2.委托书。（略）
3.申请查阅学生档案报告表。（略）
4学生档案补办申请表。（㛑）