为进一步做好档案安全管理工作，切实防范和妥善处置档案工作中的突发事件，确保学校档案资源的安全，最大限度地减少灾害损失，根据《中华人民共和国档案法》和《档案工作突发事件应急处置管理办法》以及海南省档案局档案行政管理部门的要求，结合学校实际，制定本应急处置预案。
一、工作原则
（一）统一领导，分级负责的工作原则
在校党委、行政的统一领导下，学校档案馆要积极协同有关部门，各司其职，齐抓共管，形成工作合力，做好全校档案突发事件应急预案工作。
（二）档案优先原则
面临其他财产损失和档案安全的选择时，要在确保人员安全的前提下，把保障档案的安全作为应急处置的首要任务，最大限度地减少灾害对档案材料的损害和影响。
（三）预防为主原则
把对灾害和突发事件的预防作为档案安全工作的中心环节和主要任务，健全工作机制，强化安全管理，完善防范手段，建立预警机制，提高紧急处置能力。
（四）以人为本原则
发生灾情时，要首先保证人员的生命安全。
二、适用范围
本预案所称突发事件，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及学校档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。
三、工作目标
（一）在应急的情况下，采取最有效行动消除对馆藏档案及资料的威胁。
（二）保护未受损的档案、资料。
（三）抢救已受损的档案、资料。
四、应急处置指挥体系及职责
（一）应急处理的顺序
学校档案馆库房为特级应急处置区域；人事档案库房、学生类档案库房为一级应急处置区域；各二级部门档案或资料室为二级应急处理区域。突发事件发生时按照级别抢救。
（二）档案突发事件应急处置机构
学校档案馆成立档案突发事件应急处置小组，其职责如下：
1.平时，负责档案馆安全预警具体工作；发生灾情时，调度工作，并及时向学校和省档案局汇报灾情。
2.发生灾情时，在专业救灾部门未到达时组织人员进行档案资料抢救工作，迅速引导外来查档人员以及其他无关人员疏散撤离到安全地带。
3.负责将学校灾害应急处置领导小组的指示和工作安排迅速通知到相关部门和人员，做好灾害抢救期间档案馆内外各方面的通信联络工作。
4.维护灾情现场秩序，做好已疏散人员和已抢救档案资料的安全保卫工作。
五、抢险救灾的重点抢救顺序
（一）抢险救灾重点
档案库房、阅览室。
（二）档案资料抢救顺序
1.具有永久保存价值的重要档案。
2.长期保管的纸质档案。
3.电子档案。
4.声像档案。
5.实物档案。
6.短期保管的纸质档案。
7.图书资料。
六、启动、应急处置及终止预案
（一）凡出现下列任何一种情况，启动本预案
1.档案馆发生特大火灾，造成重要档案被毁、档案库房坍塌和人员伤亡，急需多个部门紧急救援的；或档案馆附近区域发生特大火灾，严重威胁档案安全，需要多个部门配合紧急转移档案的。
2.档案馆发生重大盗窃档案事件，造成严重社会影响的。
3.发生破坏性地震、强台风等，造成档案库房坍塌和人员伤亡、失踪、被困，需要多个部门配合救援的。
4.发生战争、社会对抗群体事件，严重威胁档案安全的。
5.发生特大洪水，造成档案库房坍塌，档案被淹和人员伤亡、失踪、被困，急需组织力量紧急救援和转移档案的。
6.直接危及档案安全的其它灾情。
（二）应急处置
灾情预报部门发出灾情预警或档案工作人员发现突发事件发生后，应立即报警，在可能的情况下利用应急抢险工具阻止灾情的蔓延，保护未受损的档案，并立即向领导汇报。应急预案分一般性灾险、较大灾害和重大灾害三种情况的抢险步骤进行处置。
1.一般性灾险的抢险步骤
（1）凡发现档案馆内任何部位有燃烧异味或库房屋顶漏水等异常现象，应立即告知水电管理人员，共同检查险源。如果险情不大，自己能处置的，要立即迅速解决，消除险情。
（2）报告档案馆领导。
（3）查明原因，堵塞漏洞，彻底解决问题。
2.较大灾害的抢险步骤
凡发现档案馆库区灾险较为严重，依靠自身力量不能处理的，应立即报警，档案馆应急处置小组指定专人迅速完成以下工作：
（1）及时报警，在第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门等。在可能的情况下，采取行动消除事故。
（2）组织救援遇险人员，转移和妥善安置受威胁档案。迅速控制危险源，标明危险区域，关闭和限制使用有关设备、设施，采取防止发生次生、衍生事件的必要措施。
（3）对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案。
（4）对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救。特别是对受水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化。
（5）及时向主管档案工作的学校领导汇报。
3.重大灾害的抢险步骤
发生危害档案，同时又危及人身安全的灾害，一方面要迅速将受伤人员转移到医院进行抢救，一方面启动上述的抢险步骤,协助有关部门进行档案资料抢救工作。
（三）终止预案
档案馆灾情和突发事件得到有效控制或解除，本次应急处置预案终止。
1.对灾害和突发事件造成的档案损毁情况进行全面清理、统计和登记，应转移的档案全部转移，并要确保档案的安全。
2.抢救能够补救和修复的档案。
3.对因灾害和突发事件造成的档案室损毁情况进行评估，制定切实可行的措施，改善档案保管条件。
4.对整个事件进行总结，将发生原因、造成损失及处理结果报告学校和上级档案部门。
七、保障措施
（一）物资准备
按照档案馆建筑设计规范的要求，配备必要的档案安全保护设备和器材，并定期进行检查。
（二）防灾减灾准备
学校档案馆应积极配合学校开展安全教育，有组织、有计划地为档案工作人员提供防灾减灾知识和技能培训；宣传应急法律法规和预防、避险、避灾、自救、互救、呼救常识，增强防灾减灾意识。
（三）人力资源准备
建立档案安全检查制度，牢固树立预防重于抢险的思想。定期对库房安全情况进行检查，特别是加强对重点部位的检查，熟悉消防器材的存放位置和使用方法等，发现问题和隐患要及时整改。真正做到责任到人、措施到位、方法得力。
（四）实战演练准备
为提高应急处置能力，积累实战经验，学校档案馆应定期开展应急处置实战演练，锻炼队伍，积累实战经验，提高应急处置能力，确保应急处置机制能够正常运转。
八、应急响应和灾后救助
（一）突发事件预警
灾害预报部门发出灾情预警或档案工作人员发现突发事件发生后，及时报警，通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门等，并迅速按规程启动应急预案。
（二）灾情核定及报送
突发事件发生时，迅速核实情况，向学校领导和省档案局报告，并通报相关职能部门，同时立即组织人员现场核实、评估受损情况。突发事件报告内容主要包括：事件发生或可能发生的时间、地点、现场情况；事件的简要经过和档案、人员及其它财产损失情况初步估计；事件原因的初步分析；事件发生后已经采取的措施及效果；其他需要报告的事项。任何单位和个人对突发危及档案安全事件不得隐瞒、缓报、谎报。
（三）紧急转移安置
接到重大灾情预警，在学校领导的统一领导下，根据实际情况转移档案，实施紧急避险。
（四）档案抢救保护
档案转移后，学校档案馆应做好档案安全防护工作。同时，视灾情造成的严重程度及发展状况，及时向学校领导和省档案局汇报情况，申请给予救灾支援。
九、附则
本预案由学校档案馆负责解释,自发文之日起施行,原有《琼台师范高等专科学校档案室紧急预案》即时废止。