为了确保学校档案的安全、保密，维护国家、学校的安全和利益，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）的有关规定，本着既便提供利用又不失密、不泄密的原则，制定本制度。
一、凡关系国家、学校的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉，上级机关发至学校标识有“秘密”“机密”“绝密”的档案、文件及资料，学校内部不公开范围的档案，均属保密档案。
二、保密档案必须独立归档，专柜放置和严格管理。学校“秘密”“机密”“绝密”的档案存放在指定保密室，并由指定保密管理员负责保存管理。
三、档案工作人员必须严格执行《保密法》和学校保密工作的规定，增强保密意识、遵守法纪，认真做好档案保密工作。不得利用工作之便随意摘抄、传播保密档案内容，不得私自复印档案材料，不得在私人交往和通信中泄露档案内容，携带秘密档案、资料外出工作时不得违反有关保密规定，不得在公共场所谈论保密档案内容和保管情况，不得通过普通邮政、传真以及互联网、手机等通信工具递送秘密档案、资料。严格做到不失密、不泄密。
四、保密档案只能在相应的保密室借阅，不得外借。如需要复印、摘抄必须履行审批、登记手续，经主管保密档案工作的学校领导批准后方可复印、摘抄，对复印件、摘抄记录要按原件要求管理，妥善保管。
五、查阅、使用保密档案时要严格控制范围，无关人员不得翻阅、传阅。
六、标识密级的科研档案查阅只限该课题组负责人经批准后查阅，无密级的需经该课题组负责人同意后方可查阅。科研档案一般不对外开放。
七、档案材料利用或整理完毕后，应及时入柜，不得随便堆放。
八、销毁档案材料，需经过鉴定、登记造册，报请学校领导批准后，由两人以上工作人员负责监销。任何人不得违反规定擅自销毁档案材料。
九、档案工作人员因工作调动、退休或其他情况离岗时，必须把自己管辖的档案全部移交清楚，并办理清退手续。
十、学校档案馆应定期检查档案情况，发现泄密或可能泄密时，应当立即采取补救措施并及时报告校领导。
十一、本制度由学校档案馆负责解释,自发文之日起施行,原有《琼台师范高等专科学校档案室保密制度》即时废止。