琼台师范学院档案数字化安全管理规定
（暂行）
为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）和《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7 号）等有关国家法律法规并结合学校实际，制订本制度。
第一条 档案馆必须与承担档案数字化服务的公司签订保密协议，明确其保密义务和责任。数字化服务公司同时必须与从事档案数字化加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和要求，数字化服务公司应遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7 号）开展档案数字化外包服务工作，保证严守国家秘密，确保档案馆档案信息和项目保密信息不外泄。
第二条 档案数字化加工过程中所使用的设备必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备，不得安装具有无线互联功能的硬件模块和连接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备，所用计算机禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。
第三条 数字化服务公司的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门的无犯罪记录证明，档案馆对数字化服务公司入场从事数字化的工作人员信息进行登记备案。同时，到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。
第四条 严禁数字化加工人员将手机、数码相机、数码摄像机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等私人移动存储介质等设备带入加工场所。工作人员不得在数字化加工场所从事与数字化无关的活动。严禁擅自将加工场所内的物品带离现场，不得损毁、偷盗档案，不得以任何方式复制、抄录、记载档案信息。
第五条 数字化加工场所符合“八防”要求，须配备摄像与监控设备，随时监控现场情况。在档案数字化加工过程中，要有档案馆工作人员进行过程监督检查，及时解决数字化加工中出现的问题，排除一切安全隐患。
第六条 档案原件在移交数字化服务公司前，档案馆工作人员对待数字化加工的档案案卷预先进行清点、检查、核准与登记，严格按照档案管理要求，认真履行出入库和交接手续。
第七条 档案馆工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好，加工完毕经核查后及时交接入库，不定期对档案数字化使用设备进行检查，排查设备故障及不符合要求的操作。
第八条 加工完成后，数字化服务公司应当将加工的档案原件、档案数字化项目涉及的电脑硬盘、移动硬盘、光盘等具有存储功能的设备全部移交档案馆，不得复制或留存，并办理移交手续。档案馆组织专业人员对数字化服务公司所用的设备进行检查，清除所有留存信息。
第九条 涉密档案遵照国家有关涉密档案管理规定执行。
第十条 本制度由学校档案馆负责解释，自发文之日起施行。