关于印发《琼台师范学院档案材料整理移交
管理规定》的通知
(琼台〔2023〕167号)
琼台师范学院档案材料整理移交管理规定
第一条 为进一步做好学校各部门档案立卷整理移交工作，确保学校档案材料完整性。根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令〔2020〕第47号）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）和《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号）等有关法律法规和政策，结合学校实际，制定本规定。
第二条 学校各部门档案材料立卷整理移交工作是指学校各单位〔含机关部门、院（系）、直属单位，下同〕将年度内办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料等整理装盒，定期移交到档案馆的工作。
第三条 各单位分管档案工作的负责人、专兼职档案员和档案工作有关人员应认真履行部门档案材料立卷整理移交工作的各项职责。
第四条 各单位的专兼职档案员应依据本单位年度文件材料形成的规律、特点和归档要求，在档案馆的指导下，在规定的时间内完成立卷整理移交工作。
第五条 档案馆应加强对各单位档案立卷整理移交工作的指导、检查和督促工作，保证档案材料归档的质量。
第六条 各单位归档的所有文件材料须做到纸质文件与电子文件同步归档。
第七条 校内机构调整、撤销前，应做好该机构有查考保存价值的文件材料的整理归档工作，及时移交至档案馆保存;如有人员岗位变动，在离岗前需要做好原来工作所形成的相关文件资料（纸质、电子版等格式）整理移交，任何人不得将其据为己有，或带入其他单位，或自行销毁。
第八条 档案立卷整理，文书档案整理按照《琼台师范学院档案党群 行政类工作规范》等各类工作规范（琼台〔2022〕84号）和《琼台师范学院归档文件整理规则》（琼台〔2020〕154号）执行；科技项目档案整理按照《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）执行；照片整理按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）执行；实物档案整理按照《琼台师范学院实物档案暂行管理办法》（琼台〔2022〕84号）《印章档案管理规则》（DA/T 40-2008）执行；电子文件整理按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 11894-2016）执行。
第九条 归档材料移交要求：
（一）纸质文件移交，必须办理完毕，手续完整，正文需加盖印章的原件，应包含文件处理单、正文、附件、草稿等。归档文件为复印件，无原件归档时，需在文件空白处备注此复印件与原件一致，负责人签名并加盖部门公章。存在文件处理单、附件、正文、原件等缺失问题，需在移交目录备注栏中注明。移交目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。
（二）电子文件移交，应包含文件处理单、正文、附件等电子格式。电子文件移交时，需附上与相关纸质文件目录一致的目录表，存在文件缺失情况，需在电子文件移交目录备注栏中注明。
（三）照片档案移交要求，照片档案一般由照片和文字说明两部分组成，照片主题鲜明，影像清晰，画面完整，不加修饰剪裁。按照片顺序逐张在编写说明时间、地点、人物（主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置）、事由、背景、摄影者等六要素，准确地反映照片的内容, 照片连同底片或数码照片归档，移交目录设置序号、题名、摄影者、摄影日期、照片说明、备注等项目。
（四）实物档案移交，以件(套)为单位填写归档实物目录表，内容有序号、题名（文字说明）、实物来源（授奖单位）、形成时间、实物种类、备注等。
第十条 档案材料移交时间规定:
（一）各单位应在次年6月底前将上年度形成的综合文书等材料移交归档。
（二）各院（系）毕业生的毕业合影（分班级），应在学生毕业当年的11月底前归档；其他声像档案应在次学年6月底前移交归档。
（三）入学登记表应在入学当年11月份前移交归档；成绩单、毕业生登记表应在学生毕业当年6月份月底前移交归档；学籍表应在毕业当年11月份前移交归档；其他应归档教务、学籍材料应在材料形成当年及时移交归档。
（四）科研类档案应在项目完成后2个月内归档；基建项目档案应在竣工验收后的3个月内移交归档；设备档案应在设备验收完毕投入使用后2个月内移交归档；财会凭证档案应在财会部门立卷整理保存3年后归档。
（五）全校性重大活动材料(包含数码照片、录像等载体）应在活动完成后1个月内归档；人物档案及实物档案随时归档。
第十一条 档案材料移交档案馆前，各归档单位须对档案再作认真检查。交接档案时,双方共同清点移交案卷的内容和数量，有遗漏、手续不全或档案材料不符合要求的情况，档案馆将有权予以退回，并要求移交单位在规定的期限内整改后再移交；符合要求并核对无误后，交接双方在移交清单（一式两份）上签名并盖章，双方各保留一份。
第十二条 根据《中华人民共和国档案法》第七章第四十八条第六、十点和《高等学校档案管理办法》第四十条第一、五点，玩忽职守，造成档案损毁、灭失的；不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；拒绝移交归档或者将档案据为己有的，经催交后仍未整改移交，学校将根据情节轻重，由纪检监察、组织人事部门依法依规给予相关责任人启动问责机制。
第十三条 本规定由档案馆负责解释，自发文之日起施行。