归档文件整理工作指南

归档文件整理工作指南

归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 

文书档案整理（规则）要求

（一）归档文件组件：一般以每份文件为一件，包括文件处理单（签发单\传阅单等）、正文、定稿（包含修改稿）为一件。转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可合为一件。

（二）归档文件排序:排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿（修改稿）在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；有处理单(传阅单、签发表)的，处理单在前，相关文件在后。

（三）归档文件装订：以件为单位装订，一般采用左侧不锈钢钉装订，做到文件不损页、不倒页、不压字。

 （四）归档文件年份鉴定：统一按文件签发日期判定所属年度；跨年度办理的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年。对于内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；当形成年度无法考证时，年度为其归档年度。

分类

归档文件应在同一全宗内保持分类方案的一致性和稳定性。采用年度—机构（问题）—保管期限分类法。

（一）年度：先将文件按其形成年度（即签发、落款日期所属年度）分类。

（二）机构（问题）：再将文件按《高等学校档案管理办法》进行分类。按党群、行政、教学、科研、财会、基建、出版、仪器设备、产品生产、外事等大类分类。

 （三）保管期限：最后将文件按“永久”、“定期30年 ”、“定期10年 ”等划定保管期限分类。

排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

档案材料移交目录表(例如)