第一章 总 则
第一条 为加强和规范学校档案管理，有效地保护和利用档案，为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）《高等学校档案管理办法》和《机关档案管理规定》等法律、法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要指标，是办好学校的重要基础工作，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件。
第四条 学校应加强对档案工作的领导，严格实行部门收集、整理，学校档案馆集中统一归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：把档案工作纳入学校领导工作议事日程、纳入学校的发展规划和工作计划、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 管理体制与职责
第五条 学校档案工作由省教育行政管理部门、档案行政管理部门和学校党政双重领导，同时接受有关部门的行业管理及档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第六条 校长和主管档案工作副校长对学校的档案工作负有领导责任，其主要职责是：
（一）贯彻国家、省和教育部关于档案工作的法律、法规，制定全校档案工作规划；审批学校档案工作各项规章制度、计划、总结，提出指导意见。
（二）负责将档案工作纳入学校的发展规划，保障档案工作与学校的其他工作同步发展。
（三）建立健全与办学规模相适应档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。负责督促档案部门全面履行档案行政管理和档案业务管理与服务。
（四）研究决定学校档案工作发展中的重大问题和奖惩事项。
（五）将档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划中同步发展，为实现档案管理信息化创造必要条件。
第七条 学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。档案馆为处级建制。学校档案馆其主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，规划全校档案工作，拟定本校档案工作计划和规章制度，并负责贯彻落实。
（二）统一管理学校各校区、各单位、各部门的档案工作，根据国家有关规定和标准确定学校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料。
（三）组织实施档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理。
（四）编制检索工具，编研档案史料和参考资料，多形式深层次开发档案信息资源。
（五）负责学校档案工作网络建设和档案工作的业务指导，对全校专（兼）职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训；开展档案学术研究和交流活动，举办档案展览，发挥其科学文化功能；利用库藏资料开展档案宣传教育工作，创造条件把档案馆办成爱国爱校教育基地，充分发挥其育人功能。
（六）科学管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全。
（七）完成上级部门和学校领导交办的其他任务。
第八条 学校档案馆负责人应认真贯彻执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，有组织管理能力和开拓创新精神，具备档案及相关专业技术职务。
第九条 学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勇于创新，具备档案专业或相关学科知识及现代化管理技能。
第十条 学校各单位、各部门由一位负责人分管本单位、本部门的档案工作，并设专（兼）职档案员，负责本单位、本部门档案的收集、整理、移交工作。
第十一条 学校档案工作人员列入学校事业编制，学校档案工作人员及以档案工作为主的兼职人员属于档案专业技术人员或行政管理人员，与学校教学、科研和行政人员同等待遇，实行专业技术职务聘任制或职员职级制。学校档案工作人员因长期接触有毒有害物质，根据有关政策给予一定的补贴。
第三章 档 案 管 理
第十二条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。
第十三条 学校归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种形式载体，纸质档案材料和相应的电子档案材料应同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（国家财政部、档案令第79号）执行。
（十二）声像类：主要包括学校在各项工作中形成的、有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体,以声像为主,并辅以文字说明的历史记录。
（十三）实物类：主要包括学校集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；在公务活动中获赠的纪念品；上级领导知名人士的题词字画等；学校使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等；以及其它有保存价值的实物。
各类文件材料的归档范围和保管期限按《琼台师范学院各类档案归档范围及保管期限表》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。
第十四条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位、各部门在教学、科研、党政管理等活动中形成的材料，由各单位、各部门或课题组按照学校档案馆制定的档案整理规则收集齐全，定期向档案馆移交。学校对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收后,应及时对应归档的文件材料进行收集归档。档案馆应指导各单位、各部门的档案收集、整理工作。
第十五条 归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。要完整、准确、系统。
第十六条 档案归档时间：党政部门和按年度归档部门的文件材料在次年3月底以前归档。教学部门和按教学年度归档部门的文件材料应在当年度寒假前归档。科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定、验收后2个月内归档。
第十七条 学校档案馆应按有关的规定当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十八条 学校的档案由学校档案馆集中保存。在国家和上级领导机关需要时，应按要求提供所需档案的复制件或原件。
第十九条 学校合并前的档案，本着集中保管、方便利用的原则，由学校档案馆统一保存。
第二十条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，不得据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料，及与学校有关的各种档案史料,学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。凡因公出国进修、考察所带回的符合归档范围的资料，回校后应及时移交档案馆归档。
第二十一条 学校档案馆应定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第二十二条 学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
第二十四条 学校档案馆认真执行档案统计年报制度，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照国家有关规定，向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计年报表。
第四章 档案的利用与开放
第二十五条 学校档案馆应按照《档案法》的规定，档案馆室开放档案，应遵循以下规定：
（一）持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已经开放的档案。
（二）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经主管校长审批同意并按国家有关规定办理。
（三）外国组织或个人要求利用已开放的档案，应由有关主管部门介绍，须经主管的校长审批同意并按国家有关规定办理。
（四）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第二十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十七条 学校档案馆提供利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经主管档案工作的校长审批同意。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十八条 学校档案馆开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第二十九条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门。档案馆应为社会利用档案创造条件，用于公益目的的，不得收费；用于个人或者商业目的地，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。
第三十条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需要向社会提供利用，必须征得寄存者的同意。
第三十一条 向社会开放档案，不得损害国家、集体或者其他公民的利益，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第三十二条 库藏档案属下列情况之一者不宜开放：
（一） 涉及党和国家秘密的。
（二） 涉及专利或技术秘密的。
（三） 涉及个人隐私的。
（四） 档案形成部门规定限制利用的。
第三十三条 学校档案馆应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源。根据学校和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究整理，编辑出版各种编研成果。
第五章 条件保障
第三十四条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十五条 学校档案馆库房建设应符合《档案馆建设设计规范》和《档案技术保护规范》，应充分考虑到学校发展规模和库藏数量增加等因素合理安排库房建设。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。
第三十六条 学校档案馆应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。
第三十七条 学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第三十八条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
(一) 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。
(二) 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。
(三) 对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的。
(四) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。
(五) 同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十九条 有下列行为之一的，学校可视情节轻重按《中华人民共和国档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》的规定程序，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分或报请海南省档案行政管理部门对直接责任人给予处罚。造成损失的，可根据档案价值和数量，责令赔偿。情节严重、构成犯罪的移交司法部门处理：
（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的。
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的。
（三）涂改、伪造档案的。
（四）擅自出卖、赠送、交换学校档案的。
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的。
（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。
（七）档案工作人员玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。
第七章 附 则
第四十条 本办法由学校档案馆负责解释。
第四十一条 本办法自发布之日起施行，原有办法及时废止。