为了科学管理、充分利用档案资料，发挥档案的社会作用和服务功能，同时确保学校档案的安全，根据《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合学校实际，制定本规定。
一、凡本校师生员工查阅利用学校档案馆开放的档案，须持有效证件（教职工凭身份证，学生凭身份证和学生证），说明利用档案的目的、范围，填写《琼台师范学院档案借阅审批表》，经批准后方可查阅利用档案。
二、凡本校师生员工查阅利用涉密档案，须经主管档案工作的学校领导批准，并按“秘密”“机密”“绝密”件管理规定的程序查阅利用，只能在指定的保密室借阅，不得外借,查阅利用后及时归。
三、外单位人员查阅利用学校档案馆开放的档案，须持单位介绍信和个人有效证件，填写《琼台师范学院档案借阅审批表》，经主管档案的校领导批准方可查阅利用。
四、外籍人士、海外侨胞查阅档案按《琼台师范学院档案保密制度》的有关规定，须持有关部门介绍信，经馆长同意，主管档案工作的学校领导审批后方可查阅。
五、电话查询档案只限查询一般问题，由学校档案馆代为查找并回电查询者，同时进行登记。如查询者要求将查档结果寄往或传真查询单位的，须经档案馆长同意，凭单位介绍信方可办理，邮寄费自理。
六、凡委托他人代查有关个人档案（含学籍、成绩、招生录取名册和毕业名册等），须持有委托人委托书与被委托人的身份证，否则不予办理。
七、查阅利用档案，一般在档案馆阅览室查阅，不得随意带出。档案一般不外借，如确因工作需要外借的，须填写《琼台师范学院档案借阅审批表》，经馆长同意，由主管档案工作的学校领导审批后方可借出公开范围的档案。涉密档案、珍贵档案一律不外借。
八、档案每次借出时间一般不得超过两周。如逾期不能归还者，应向学校档案馆申明理由，可办理续借手续。续借时间不得超过5天。
九、档案查阅利用人员必须保守档案秘密，确保国家秘密安全，维护国家安全和利益。违者将视问题性质和情节轻重，根据有关法律和规定严肃处理。
十、借阅档案人员必须保证档案的安全，对档案的保密、安全、完整负责，对档案实体及其内容不得涂改、拆卷、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁或污损；不得擅自摘录、复制、拍照；不得转借他人。如发现上述情况，按《中华人民共和国档案法》有关规定严肃处理。
十一、因工作需要摘录或复印公开范围的档案资料，必须经档案馆长同意后，由学校档案馆工作人员陪同复印，不得拆卷；档案馆工作人员对摘录或复印的档案内容，须认真核对，严格把关，检查无误后方可盖章，并注明原件档号及复印经办人，以示负责。未经同意不得摘抄、复制和查阅其它无关档案材料。对纸张已经变质、发脆的档案，要控制复印次数。
十二、对查阅利用完毕和外借归还的档案，档案馆工作人员应及时清点，经核查无问题后，注销其查阅或借用登记，及时将档案放回原处保管。
十三、本办法由学校档案馆负责解释,自发文之日起施行,原有《琼台师范高等专科学校档案查阅暂行管理办法》即时废止。