为加强学校档案库房管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《琼台师范学院档案管理办法》等规定，制定本规定。
一、坚持档案工作的基本原则，维护档案的完整与安全，便于各项工作的开展和利用。
二、学校档案馆档案库房是档案资料保护和贮存的重地，除学校领导批准外，非本馆工作人员不得入内。
三、库房管理应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。
四、库房内严禁吸烟，严禁携带火种和放置易燃、易爆、易腐蚀物品。
五、加强安全防范措施，库房安装铁门、铁窗栏等。库房、实物柜的钥匙实行“统一管理，专人负责”的原则保管。
六、对库房内温湿度要准时测记，注意掌握温湿度变化情况，随时控制调节库内温湿度，库房的温度应控制在此14℃～24℃，相对湿度控制在45%～60%。
七、注意防治有害生物，柜内定期放置驱虫药物，每月进行一次检查，发现虫霉及时处理。
八、接收、移出、借阅和销毁档案资料，要严格执行审批制度和履行登记、交接手续。
九、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。
十、加强照明管理，尽量减少紫外线对档案材料的损害，库内使用白炽灯，除工作正常照明外，其余时间一律不开灯。
十一、每学期结束前，要对案卷进行总清点，检查帐、卡、物是否相符。发现有问题的档案，应及时汇报并运用科学的方法进行处理和修复。
十二、保持库房内外的整齐、清洁，定期除尘，保持库房与档案的清洁。
十三、安全使用电器设备。机械设备不使用时，要及时关闭电源；下班时，要注意锁门关窗关灯。
十四、库房有意外情况发生时，要及时处理解决，同时报告学校分管领导和上报主管部门。必要时启动紧急处置预案。
十五、本规定由学校档案馆负责解释,自发文之日起施行,原有《琼台师范高等专科学校档案库房管理制度》即时废止。